Cómo organizar los archivos digitales de los proyectos de clientes de diseño

Este es un artículo de Jesús Barcala, diseñador especializado en brading y comunicación visual en www.jesusbarcala.es

A raiz de la publicación que hice en mi grupo de facebook “Diseñadores freelantásticos” (ver siguiente foto), Jesús se puso en contacto conmigo para aportar su granito de arena y explicarnos su método de organización de archivos.

En principio iba a ser un pequeño párrafo que incluir en el post que estoy escribiendo sobre el método Konmari para ordenar nuestros archivos digitales y recursos gráficos pero es tan completo que le propuse publicarlo en un artículo separado como invitado. Te dejo con él:

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Ahoy! Con motivo del Método Konmari, destinado a la optimización del espacio y ahorro de pertenencias personales que no solemos utilizar habitualmente, os voy a hablar sobre cómo llevo mi obsesión y perfeccionismo por el orden a niveles insospechados: mis carpetas de proyectos y clientes.

¿A quién no se le ha caído el mundo encima a la hora de buscar un determinado archivo o proyecto guardado en el disco duro?

Resulta muy costoso no acordarse de dónde hemos dejado el último arte final para ese restaurante que nos ha pedido una identidad corporativa o un simple contrato de diseño firmado por el cliente.

Pues bien, ordenar adecuadamente los archivos digitales en carpetas puede serte de gran utilidad por varios motivos:

  • Minimizamos el tiempo de búsqueda.
  • Tendremos todos nuestros archivos a mano en cualquier momento.
  • Será más sencillo si tenemos que hacer backup de nuestros discos duros.

TIP: ANTES DE ORDENAR, PLANIFICA.

A la hora de crear el sistema ordenado de carpetas, me incliné por bocetear sobre papel aquella tipología de archivos que, generalmente, suelo utilizar diariamente.

En base a esos archivos, procedí a diseñar el orden de las carpetas y subcarpetas que debía tener mi apartado de clientes.

Ahora sí, te voy a mostrar cómo he ordenado todas mis carpetas en función de los archivos digitales que manejo con mis clientes de diseño:

Dentro de la carpeta CLIENTES, ubicación donde incluyo todos los archivos referentes a los proyectos realizados para mis clientes -tanto en curso como finalizados-, voy creando subcarpetas con el nombre de cada cliente. Por ejemplo, El Corte Inglés. Todas las carpetas de clientes tendrán el mismo contenido.

Para facilitar la creación de un nuevo cliente, decidí crear una CARPETA MASTER con las demás subcarpetas, así es mucho más rápido y sencillo tener todo con el mismo orden.

Una vez entramos en la CARPETA MASTER, observamos las 4 subcarpetas principales:

  • Datos de Cliente
  • Imágenes Generales del Cliente
  • Presentaciones del Cliente
  • Acciones.

Cada una cumple con una función específica y nos ayudará a organizar toda la información de nuestro cliente así como de todos los archivos relacionados con éste y los proyectos en curso/finalizados.

Al entrar sobre DATOS DEL CLIENTE, podemos ver que existe un archivo excel, donde incluyo todos los datos de interés relacionados con nuestro cliente (nombre de la empresa, CIF, sector, actividad económica, datos de contacto,…).

En la siguiente subcarpeta, IMÁGENES GENERALES DEL CLIENTE, se incluyen todas aquellas imágenes y archivos que nuestro cliente nos facilita para la creación y realización
de nuestros proyectos (logos en diferentes versiones -por si no los hicimos nosotros-, cartelería antigua, imágenes de otras campañas,…).

La tercera subcarpeta se denomina PRESENTACIONES DEL CLIENTE. Aquí es donde se incluyen todas las presentaciones, tanto corporativas como libros de arte de la empresa, que nos facilita el cliente para la mejor comprensión de la filosofía y estilo de la empresa.

La última carpeta, y más importante, se llama ACCIONES, y es donde incluyo todos los proyectos y acciones de diseño que me encarga el cliente. Dentro de esta subcarpeta, creo dos carpetas hijo de las que, una será para proyectos específicos -ACCIÓN NORMAL- como Campaña Navidad 2016 o Identidad Corporativa y, la otra carpeta hijo, para todo lo relacionado con acciones en redes sociales de la marca -REDES SOCIALES-).

Al clickar sobre la subcarpeta hijo ACCIÓN NORMAL, encontramos con 4 subcarpetas más: Orden de Trabajo – Briefing de Proyecto, Presentaciones y Documentos del Proyecto, Imágenes de la Acción y Arte Final.

En el interior de esta subcarpeta ORDEN DE TRABAJO – BRIEFING DE PROYECTO, se encuentran tres archivos .docx (Microsoft Word):

  1. Brief Global.docx, donde viene redactado el brief de proyecto por parte del cliente.
  2. Brief y Seguimiento de Diseño, donde redacto el contrabriefing del proyecto así como las diferentes acciones, modificaciones y conversaciones relacionadas con el trabajo ordenadas por fecha.
  3. Orden de Trabajo, donde vienen expuestas todas las líneas que debe seguir el proyecto.

En la siguiente subcarpeta, PRESENTACIONES Y DOCUMENTOS DEL PROYECTO, es donde vienen recogidas todas aquellas presentaciones, bocetos y demás documentos que se le van enviando al cliente a medida que el proyecto está en curso.

La tercera subcarpeta, IMÁGENES DE LA ACCIÓN, está dividida en otras 4 subcarpetas siguientes:

  1. AIs, donde se incluyen los archivos editables de Illustrator.
  2. Imágenes Recurso, donde se incluyen todas aquellas imágenes utilizadas para la composición del proyecto así como fuentes de inspiración.
  3. IMGs / PNGs, donde se incluyen todas aquellas capturas o imágenes del proyecto en formato .jpg y .png.
  4. PSDs, donde se incluyen todos los archivos editables de Photoshop.
  5. Tipografías, donde se incluyen todas las fuentes indispensables para el proyecto.

La última subcarpeta dentro de ACCIÓN NORMAL la nombré: ARTE FINAL. Dentro de esta subcarpeta, están ordenadas todas las artes finales referentes al proyecto en curso/-
finalizado. Generalmente, suelo comprimir la anterior subcarpeta y añadir las artes finales para facilitarle la labor a las imprentas/cliente a la hora de la impresión (en caso de diseños offline).

Volviendo a la raiz de la carpeta ACCIONES, recordamos que había creado una carpeta hijo para los proyectos de REDES SOCIALES. Pues bien, dicha carpeta, cuenta con una carpeta superior relacionada con el AÑO de las acciones acomentidas en la Social Media y que contendrá las demás subcarpetas explicadas a continuación:

  1. Orden de Trabajo – Brief (exactamente igual que en la subcarpeta ACCIÓN NORMAL).
  2. Presentaciones y Documentos de la Acción (exactamente igual que en la subcarpeta ACCIÓN NORMAL).
  3. Analítica Social Media (incluye una carpeta para archivos EDITABLES/.docx y otra para archivos EDITADOS/.pdf).
  4. Mes (donde se clasifican las carpetas por meses del año y, dentro de cada mes, la acción que se lleva a cabo siguiendo la estructura de IMÁGENES DE LA ACCIÓN vista anteriormente).
  5. Estructura Fan Page (donde tengo localizados todos los archivos EDITABLES y EDITADOS relacionados con la estructura de las páginas y perfiles corporativos de la marca (avatar/perfil, portadas, plantillas de publicaciones,…).

A modo de conclusión, llevar un debido y correcto orden de todos nuestros archivos, tanto personales o profesionales, como en el caso del ejemplo que os he puesto hoy de clientes, se antoja vital y fundamental para llevar una gestión de trabajo optimizada para ser más eficientes a la hora de sentarnos a trabajar.

¿Qué te parece mi método? ¿Cómo organizas tú los archivos digitales de los proyectos para clientes? Te espero en los comentarios.

Jesús Barcala

About Jesús Barcala

Soy Jesús Barcala, Gaditano de nacimiento, guiri por aspecto. Soy un diseñador gráfico al que le encanta aprender algo nuevo cada día y, sobre todo, de los mejores. ¿Mi propósito? Intento concienciar a las pequeñas y medianas empresas, así como autónomos, sobre la importancia de darle el valor que se merece a sus negocios, que pueden luchar de TÚ a TÚ con las grandes empresas, siempre y cuando, cuiden al detalle todos los elementos de sus marcas. ¿Cómo lo hago? Sólo te doy un dato: el 93% de la comunicación humana es visual. Por tanto, déjame mostrarte cómo utilizo la comunicación visual para comunicarme con los demás y, a tu marca, con sus públicos objetivos .

10 Comentarios

  • Miguel dice:

    ¡Hola Laura y Jesús!

    Interesante la problemática que planteas, Jesús.

    Clientes de gran envergadura, pueden suministrar al Diseñador Gráfico una gran cantidad de información que si no sabemos ordenar y clasificar apropiadamente pueden convertirse en un quebradero de cabeza en el futuro. Sobre todo si la relación laboral es continua en el tiempo y esos archivos van aumentando.

    Muchas veces el cliente puede no ser especialmente ordenado o confiar en que el profesional del Diseño sí lo será y pedir trabajos que se han realizado en un tiempo pasado.

    Si nosotros no hemos sabido ordenarlos correctamente puede que tardemos más de la cuenta en identificarlos o que, incluso, no lo hagamos, dando una mala imagen.

    Si eres freelance, un proceso de organización de archivos es importante, pero si trabajas en equipo, lo es incluso más.
    El Diseñador puede caer enfermo, irse de vacaciones,… y un compañero de empresa tendría que continuar con el trabajo ya iniciado. Facilitar la identificación de archivos entre compañeros es crucial para no depender de uno sólo y no ralentizar el proceso.

    Buen artículo, Jesús, de un tema al que no se le suele dar excesiva importancia.

    ¡Un saludo!

    • Jesús Barcala Jesús Barcala dice:

      Buenos días Miguel,

      Me alegro que te haya gustado el post. Sin duda, y como bien dices, el orden y organización de los archivos y carpetas es de suma importancia porque optimiza nuestro tiempo a la hora de trabajar. Teniendo en cuenta que llegamos a utilizar un gran número de archivos a lo largo del día -algunos incluso con el nombre: boceto_1, boceto_1_modificado,….-, es vital que tengamos identificadas las distintas ubicaciones de nuestras carpetas ya que nos solucionarán mucho la jornada en caso de búsqueda de un archivo específico.

      Siempre animo a toda persona con la que trabajo a organizar y clasificar todos los archivos del disco duro o de su escritorio. En éste último, utilizo una técnica que me da resultados en relación a la fatiga visual puesto que lo tengo siempre despejado y de fondo de pantalla una imagen en blanco -para relajar la vista- con una frase alentadora -para no perder el tiempo y no distraerme-. Prueba a ver qué tal te funciona.

      ¡Un saludo!

  • Sheila dice:

    Jesús, apruebo completamente tu fotma de organizar porque lo llevo todo exactamente igual salvo que con nombres diferentes. Curioso, verdad? Veo que al final en tema de organización somos todos muy metódicos cuando ya llevamos años trabajando 😉

    • Jesús Barcala Jesús Barcala dice:

      Hola Sheila,

      Me alegro de que compartamos la misma forma de organización de archivos. Creo que, al fin y al cabo, dentro de nuestra profesión debemos ser metódicos respecto al orden de los archivos y carpetas. Es una forma de optimizar nuestro tiempo de trabajo y sacarle mayor rendimiento a nuestra jornada laboral.

      ¡Un saludo!

  • Roger Vilà dice:

    Yo hasta ahora hacia lo siguiente, mi caso relacionado en realización de imágenes 3D:
    Carpeta PROYECTOS / subcarpeta NOMBRE CLIENTE – NOMBRE PROYECTO / subcarpetas 3D / INFO / RENDERS
    dentro de estas subcarpetas hay alguna más, pero a partir de ahora haré PROYECTOS–>CLIENTES–>NOMBRE CLIENTE–>NOMBRE PROYECTO–> 3D/INFO/RENDERS así veré si un cliente es muy frecuente de un vistazo.

    Gracias por el artículo.

    • Jesús Barcala Jesús Barcala dice:

      Hola Roger,

      Pienso que cada profesional tiene su propia forma de organizar y ordenar sus archivos. Obviamente, yo no poseo la verdad absoluta pero aprendí de profesionales más experimentados que yo que supieron aconsejarme a la hora de ordenar mis archivos digitales. Me alegro mucho de que te haya servido de algo este post puesto que entre todos nos debemos ayudar para crecer como profesionales y hacer de este sector algo importante y respetable.

      ¡Un saludo!

  • Cristina YgarZa dice:

    Buenas Jesus y Laura!

    Yo utilizo un método súper parecido pero sin incluir los datos del cliente por que esos me gusta mucho tenerlo en papel en otro lado. Incluyo además dos carpetas que irían en datos del cliente que para mi son súper útiles: presupuestos y facturas, tanto las emitidas al cliente como aquellas de servicios ya sean impresiones, compra de materiales… para tenerlo todo súper controlado y que no se me escape un euro jejeje.

    Muy bueno el post!! gracias!!

    • Jesús Barcala Jesús Barcala dice:

      Buenas Cristina,

      Disculpa el retraso en la respuesta pero anduve de viaje la semana pasada y no tuve tiempo de casi nada. Me alegra que te haya parecido útil el post y que sigas un orden parecido. En relación a las facturas -emitidas/gastos-, presupuestos -confirmados/rechazados- y contratos firmados, te digo que yo los tengo organizados en otras carpetas dentro de una carpeta madre bajo mi nombre. Dicha carpeta está encriptada porque prefiero que, los datos bancarios de mis clientes, así como los míos, y otra info confidencial en los contratos que firmo, estén respaldados mediante contraseñas seguras.

      Del mismo modo, tengo un archivo con todas las contraseñas y cuentas de usuario de mis clientes -en caso de redes sociales- como propias. Creo que siempre viene bien tener un archivo de esos aunque hay que extremar la precaución ante la invasión de un malware, por ejemplo, de tipo ransomware -el que afectó hace unas semanas a Telefónica y más empresas-.

      ¡Un saludo!

  • La verdad en este punto he sido muy descuidado…muy buena oportunidad para organizar mi centro de trabajo… gracias Jesús por develar un modelo a seguir en cuestión de organización Freelance.

    • Jesús Barcala Jesús Barcala dice:

      Me enorgullece que te haya servido todo lo expuesto en esta entrada, Vicente. Es un modelo más para ordenar los archivos y el que me funciona a mí pero cada profesional puede tener su propio sistema de carpetas en función de sus necesidades.

      Un saludo.

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