Cómo encontrar el tiempo para que tu negocio freelance crezca sin desatender a tus clientes

Este es un artículo como invitado de Iago Fraga que te enseña a hacer trabajar por ti a tus herramientas con técnicas, métodos y experiencia desde su web Técnicas de Organización.

Si eres de los que te encanta leer lo que te envía Laura pero nunca tienes tiempo para ponerlo en práctica, hoy estás de suerte.

Vamos a ver de dónde puedes sacar esas horas que necesitas para que tu negocio avance sin por ello quemar a tus clientes (¡ni tu tiempo libre!).

Pero eso sí, antes de empezar, olvídate de leer aquí fórmulas mágicas que si fuese tan fácil e intuitivo nadie tendría un problema en ese aspecto.

Vamos a dar por sentado que ya has intentado lo más evidente (que voy a saltarme) y vamos a centrarnos en cambios de mentalidad que a lo mejor sin un empujoncito no darías.

1. Cancela tu hipoteca temporal

El concepto de hipoteca temporal es muy simple. Piensa por un segundo que acabamos de mejorar tu semana ¿vale? Hemos conseguido que dispongas de 3 horas libres más y ahora piensa: ¿qué harías con ellas?

Si tu respuesta es aceptar a más clientes, hacer tareas acumuladas o (aunque no quieras admitirlo) las acabarías perdiendo leyendo emails, entonces lamento mucho tener que comunicarte que ¡tienes una hipoteca temporal!

¿Qué quiere decir esto? Pues que, mientras tengas ese reflejo, da igual cuántas horas liberes de otras actividades porque jamás vas a emplearlas en hacer crecer tu negocio, sino en otras cosas.

Para que tu negocio crezca no solo tienes que hacerle un hueco a las tareas necesarias, sino que además debes defender a capa y espada cada minuto que liberes exclusivamente para ello.

Lo digo en serio. Si tus horas están hipotecadas antes incluso de que las liberes, la solución no empieza por liberarlas, sino por acabar antes con esa manía. Las tareas basura no merecen tu atención.

Del mismo modo, la primera fuente de tiempo para hacer crecer tu negocio la tienes ya en usar cada hora libre que se vaya liberando por imprevistos (reuniones anuladas, trabajo que acabas antes, etc.). ¿De acuerdo?

Vamos con el segundo.

2. Póntelo fácil: ve acumulando ideas y ayuda

Otra de las razones por las que puedes no estar echándole más horas a hacer crecer tu negocio es si te resulta algo abstracto y engorroso.

Las tareas abstractas dan miedo porque, no nos gusta invertir tiempo en algo que no sabemos qué nos va a aportar. Además, para un freelance (con facturas que pagar y clientes que atender), es doblemente incómodo no tirar a lo seguro.

Por eso es mucho más factible que te pongas a ello si acumulas primero ideas concretas y luego les buscas el tiempo.

No obstante, si no metes ni siquiera la nariz en el tema de mejorar tu negocio, la próxima vez que te encuentres o generes una buena idea lo más probable es que la pierdas (porque no sabrás ni dónde meterla).

¿La solución? Créate cuanto antes en el ordenador una carpeta que contenga únicamente las ideas de evolución que se te vayan ocurriendo y déjalas incubar.

Puedes organizar todo esto muy rápidamente con un archivo de texto en el que vayas vaciando notas y, en cuanto un mismo tema tenga demasiadas, le puedes crear su propio archivo en paralelo.

Esto tiene la grandísima ventaja de que ahora tendrás una capacidad que antes no tenías: la capacidad de que todas tus notas sobre un mismo tema converjan siempre hacia el mismo sitio.

Como resultado, tus ideas irán creciendo con el tiempo, acumularán más y más información y las tendrás cada vez más claras pero, eso sí, ¡todo de forma pasiva! que es la mayor ventaja.

Con esa dinámica en marcha, es cuestión de tiempo hasta que una idea tenga tanta información, detalles, enlaces de apoyo y decisiones parciales tomadas que no te quede más remedio que completar lo poquito que hace falta para dar un salto de gigante.

En ese momento, tendrás tu primera mini-victoria productiva.

Tú ponte las cosas fáciles y concretas y ya verás cómo cada vez vas a pasar más tiempo haciendo que tu negocio crezca y menos en tareas que no valgan la pena.

3. Asígnale un bloque semanal fijo

Acumular notas pasivamente es una técnica fantástica pero todavía puedes ir más allá.

Para que tu situación como freelance evolucione no vas a necesitar alguna accioncita de vez en cuando sino que vas a necesitar hacer muchas constantemente. La mejora continua es una parte crucial de tu actividad.

Es cierto que los periodos de capa caída como Julio, cuando no tengas clientes o cualquier otro rato muerto son los momentos ideales para abordar los grandes cambios, pero tu negocio no crecerá constantemente si le dedicas tan solo tiempos residuales a que crezca.

Hacer crecer tu negocio es una actividad. Tan importante o más que servir a tus clientes. Y por lo tanto se merece competir al mismo nivel por tu tiempo disponible.

Por eso, si en algún momento te entran ganas de decir “no tengo tiempo para hacer crecer mi negocio” recuerda que en realidad te estarás diciendo “de las 40 horas que tengo cada semana no considero que hacer evolucionar mi negocio sea más importante que ninguna tarea de las que hago”.

Algo que, simplemente, no me lo trago.

Por eso tienes que reordenar esas prioridades.

Lo sé, es anti-intuitivo. Decir que no de vez en cuando a algún cliente para que te vaya mejor en el negocio. Pero la diferencia entre el freelance que se hunde y un freelance que triunfa es que mientras uno pasa el 100% de su tiempo produciendo el otro invierte un porcentaje de su tiempo en afilar sus herramientas.

El que no hace más que producir es el que se hunde, por supuesto. Así que, moraleja: nunca bloquees el 100% del tiempo para hacer sacar trabajo adelante.

Para asegurarte de que tú como freelance y que tu negocio evolucionáis un mínimo cada semana, dedícale 4 horas como mínimo a la semana en exclusiva a avanzar (por ejemplo, los jueves por la tarde).

Tu primer objetivo será organizarte para producir los mismos beneficios que antes pero con 4 horas menos a la semana. A partir de ahí, es todo cuesta abajo.

Y recuerda: no estás solo.

Esto no va de decirte lo que hay que hacer y luego dejarte solo frente al peligro. Al contrario. Pero tienes que sentarte en algún momento en la silla y decirte “ahora mismo mi objetivo es mejorar mi situación, no sacar trabajo adelante”.

Para las preguntas que aún tengas sin resolver, recuerda que tienes cientos de blogs, información e ideas a tu disposición empezando por Laura como referente para convertirte en un mejor freelance y a mí cuando necesites soluciones de productividad y organización. Empieza a capitalizar ese conocimiento con acciones.

4. Optimiza tanto tu oficio como las funciones auxiliares

Como no pretendo conocer mejor que tú tu oficio (y te dije que me iba a saltar todo lo obvio), vamos a suponer que ya estás intentando mejorar en tu campo lo máximo posible.

Ahora bien, cuando les enseño a mis lectores a identificar en qué perdemos el tiempo, les explico siempre que en la vida existen dos tipos de objetivos: los nobles y los lastre.

Una persona es ineficaz tanto si gestiona mal un tipo como el otro.

Los objetivos nobles son todo aquello que nos motiva, lo que deseamos en fin de año y lo que responden los niños cuando les preguntas qué quieren ser de mayor (ser astronauta, tener un negocio brillante, ganar un Oscar).

Los objetivos lastre son todos aquellos que, aunque nos repateen, tenemos que perseguirlos porque son imprescindibles para alcanzar alguno noble.

¿Qué tiene que ver esto contigo? Pues un montón porque por mucho que pensemos que como diseñador tu productividad se mide en la calidad de tus proyectos, lo cierto es que tu productividad la van a condicionar en paralelo decenas de objetivos lastre.

Pagar los impuestos, deshacerte de un virus y hasta generar facturas son objetivos lastre y van a contar en tu balance a final de mes.

El problema con los objetivos lastre es que:

  • renegamos en parte de ellos (porque nos molesta hasta admitir que existen)
  • suelen ser son poco frecuentes (lo que nos convence de que no vale mucho la pena hacer nada al respecto)
  • y parecen aleatorios (porque no los entendemos muy bien)

Todo esto hace muy difícil ser eficaz al resolverlos pero, a un fuego al que no le haces caso no se apaga, sino que se expande.

Por eso te invito a hacer la prueba esta semana de anotar en qué “pierdes el tiempo”.

Haz una lista.

De hecho, no te recomiendo que la hagas de memoria sobre la semana pasada porque al hacerla de memoria ya eliminarías demasiadas cosas que te interesa leer, admitir y aplacar.

A continuación mira tu lista y diferencia los que son realmente puntuales de los que ya te has encontrado alguna vez. Si detectas una tarea que se repite, no es casualidad, se trata un problema recurrente y ahí tienes una nueva fuga de tiempo que cortar. Optimiza el tiempo que te consumen esas tareas y cuenta con que se repitan.

Si cortas esas goteras de raíz pasarás más tiempo en tus proyectos y menos apagando fuegos.

Con el tiempo que te sobre, otra fuente más para hacer crecer tu negocio.

5. Un último consejo: nunca nunca pierdas la perspectiva

Hemos hablado de deshipotecar el tiempo que puedas liberar, de ir acumulando pasivamente ideas para hasta que las acciones sean tan simples que tú mismo las priorices, de asignarte un bloque semanal de tiempo para hacer crecer tu negocio y, por último, de buscar tiempo optimizando las tareas que haces pero no figuran en tus listas de tareas.

Pero, de qué hemos hablado en realidad, ¿de encontrar tiempo? La respuesta es no. El tiempo ni se crea ni se destruye y dispones de la misma cantidad de tiempo cada semana.

La “gestión del tiempo” es una falsa habilidad que esconde la idea de que si ordenas mejor todo lo que haces te daría tiempo a todo y resolverías todos tus problemas. Pero eso simplemente no es verdad. En una tarde eres capaz de generar ideas y caprichos que podrían tenerte ocupado durante un año. Reordenar tareas no es la clave.

La clave es decidir qué merece y qué no merece tu atención, cuándo y cómo.

Todo lo que acabas de aprender se llama productividad personal, la capacidad de sacarle el máximo partido a cualquier situación usando lo más eficientemente tus recursos. Pero ni el tiempo es tu único recurso ni tú eres un trabajador manual.

Otra razón más por la que deberías dejar claramente atrás la “gestión de tu tiempo”.

Hace tiempo un señor llamado Peter Drucker definió lo que hacemos tú y yo como trabajo del conocimiento. Los trabajadores del conocimiento no funcionamos como los operarios de una fábrica. Si en una fábrica de neveras trabajan 8 horas, salen de la fábrica 8 neveras. Si en una fábrica de neveras trabajan 9 horas, salen 9 neveras.

En tu caso y en el mío no. Somos trabajadores del conocimiento. Y eso quiere decir que nuestro oficio son las ideas y nuestra ruina la falta de ellas.

puedes sentarte 8 horas en una silla y no producir nada o generar en una pausa de la comida tu mejor línea de negocio completa.

Pero eso no es suerte, es habilidad. La habilidad de diferenciar lo urgente de lo importante, trabajar siempre con objetivos, ser un crack de generar planes y estrategias, saber construir tus propias herramientas y, por supuesto, saber ejecutar fielmente y aunque llueva las tareas que necesitas.

Para todo esto hay reglas, principios, consejos y herramientas y no son ningún secreto, pero hay que salir a por ellas.

En un artículo evidentemente no puede explicarse todo y, eres más que bienvenido en Técnicas de Organización si te interesa aprender a ser más productivo, pero quiero que hoy te quedes con una idea principal de todo esto: nunca nunca nunca cargues tanto tu agenda que no tengas tiempo para pensar.

Si hay algo que va a determinar el éxito o fracaso de tu negocio es lo que decidas hacer y el cómo. Las horas en la silla de por sí, no te garantizan nada. Si vas inmediatamente de una tarea a otra sin pensar, jamás tendrás un momento para pensar en estrategia. Y sin estrategia, estás frito.

Ten en cuenta que las guerras las ganan generales desde el campo de batalla. Con ruido por todos lados, explosiones, fuegos, mil distracciones y aun así se paran, piden calma y piensan en la estrategia. En cuanto un general saca la espada y se pone a luchar como uno más se acabó toda capacidad de reacción y de maniobra. Es un todo o nada a la desesperada.

Por eso, cuando el próximo jueves te entren ganas de avanzar en un cliente pesado y urgente y dejar las mejoras de tu negocio para después, recuerda: vaya como vaya la batalla, siempre es mejor tener alguien coordinándolo todo en la retaguardia.

Espero que estas ideas te hagan la vida un poco más fácil.

Solo dos cosas más: ¡mil gracias a Laura por la oportunidad de la visita! y, si tienes dudas, aprovecha para acribillarme en los comentarios. No hay mejor aprendizaje ni más útil que el preguntar sobre tu caso concreto. Así que, mientras sean de productividad u organización, aprovecha hoy para preguntar cualquier duda.

About Iago Fraga

Soy Iago Fraga. Me esforcé tanto por aprender a perder el tiempo mínimo y sacarle el máximo partido a mi vida que ahora soy experto en productividad personal y organización. En Técnicas de Organización te enseño a hacer trabajar por ti a tus herramientas con técnicas, métodos y experiencia.

17 Comentarios

  • Muy bueno el post Iago, me pasa mucho este problema, pierdo la perspectiva fácilmente. A veces es necesario un parón para pensar y redifinir tus objetivos, y si además lo puedes hacer aprovechando bien el tiempo mucho mejor 🙂

    • Iago Fraga dice:

      ¡Gracias Beatriz! Yo creo que la principal dificultad la tenemos en que primero queremos acabar el trabajo y dejamos para luego el organizarnos, cuando deberíamos hacer al revés. Primero, parar el carro para organizarnos y, gracias a ello, acabar antes y mejor. Pero claro, para eso hay que tener la habilidad un poco entrenada (¿qué es organizarse?¿qué tengo que re-pensar?¿cuál es el mínimo imprescindible que retocar?¿cómo lo formalizo?) porque, nadie puede parar su negocio una semana de cada dos para reorganizarse. Eso sí, cuando tienes un poquito dominada la productividad, perseguir tus objetivos es otro mundo.

      ¡Un saludo!

  • Miriam dice:

    Me ha encantado, soy redactora y fotógrafa autónoma y sé muy bien lo que es perder el tiempo, aunque no lo admitas ni jarta de vino ;). Pero qué difícil es meterse en cintura a uno mismo! Saludos.

    • Iago Fraga dice:

      Te entiendo perfectamente, Miriam. De hecho cuando empecé yo a aprender de esto también buscaba más “técnicas para obligarme a hacer lo que tenía que hacer”. Ahora no solo lo desrecomiendo sino que me peleo mil veces más por buscar el “cómo no necesitar hacer yo esa cosa horrible” que por el hacerlo. Y existen muchas buenas soluciones para la mayoría de los casos (delegación, externalización, cambio de proceso, reducción de la oferta, automatización, etc.). Solo que antes ni las buscaba, Esto no te elimina todas las tareas que no quieras hacer pero te las puede reducir a un nivel que te cambie la perspectiva.

      No hay que olvidar que, cuando una persona tiene hambre, puede decidir comer o seguir andando. Pero si se repite el proceso muchas veces, que no te quede la menor duda que a esa persona le va a dar un patatús y que, además, su cuerpo le advirtió más que de sobra.

      Moraleja: intentemos tirar mucho más de conocimiento y buenas ideas que de simplemente “aguantarse”. Eso se entrena 😉

  • Pablo Bruno dice:

    Hola, soy de Rosario, Argentina, y soy diseñador web y coincido con todo lo q decís Iago, pero q complicado se te hace el determinar y mantener esas prioridades, sobre todo cuando recién te inicias como freelancer, te tapas con todo lo q se te cruza y pierdes rápidamente el camino.
    Yo por mi parte estoy creando un burndown chart tanto para proyecto de clientes como para personales y ver mi desempeño, y voy a tratar de implementar todo esto q escribiste para crecer aún más.
    Un abrazo.

    • Iago Fraga dice:

      Hola Pablo Bruno ¡Gracias por compartir tu caso! No cabe duda de que escoger las prioridades y mantenerlas claras es difñicil, pero si tienes puntos muy concretos en los que quisieras ayuda o herramientas que te ayuden, no dudes en preguntar. Para escoger prioridades normalmente se usan herramientas que clarifiquen tus objetivos (para ayudarte a tener claro qué sí y qué no está entre tus objetivos actuales) y para mantenerlas presentes es más una cuestión de recordatorios (puede funcionar hasta un post-it mientras pasas esos primeros días en los que tienes más riesgo de olvidar tu decisión/prioridad recién tomada).

      ¡No dudes en preguntar si quieres más información sobre algún aspecto en concreto! Un saludo 🙂

  • Andrea Duque dice:

    Hola, Soy Andrea Duque, estoy en ultimo semestre de Diseño Gráfico, vivo con mi esposos y nuestros dos hijos, hace poco hemos comenzado un nuevo proyecto y entre una cosa y la otra el tiempo no me alcanza, o me atraso en una cosa o me atraso en la otra, deberían darme unas horas más de tiempo (jajaja),me gusto mucho el post, por ahora empezare con la lista a ver como nos va. Feliz día.

    • Iago Fraga dice:

      ¡Perfecto Andrea! Si con el tiempo te van surgiendo dudas concretas de cómo aplicar alguno de los puntos del artículo ya sabes donde preguntar 🙂 ¡Un saludo y mucha suerte!

  • luca dice:

    Muy buen artículo Iago.

    Lo más importante me parece el primer punto, el concepto de hipoteca temporal. No había leído nunca esta expresión, ¿es harina de tu costal? Me gusta!

    Creo que es un concepto fundamental, ya que si no resolvemos eso, no hay nada que podamos hacer: nunca mejoraremos nuestra productividad personal.

    Si no tenemos muy claro como emplear exactamente el tiempo que podamos sacar para nuestro proyecto, nunca lo aprovecharemos, sino todo lo contrario. Aunque tengamos 2 horas a nuestra disposición, las desperdiciaremos en Twitter, Facebook y WhatsApp… Y luego nos diremos: ” ¿ves que tenía razón? Es que ese hueco no daba para hacer nada…”

    Lo más importante es nuestra actitud. Lo malo es que nuestro cerebro es al mismo tiempo nuestro mejor aliado y nuestro peor enemigo. Si no tenemos bien definido qué haremos con el tiempo que podamos encontrar (y todos podemos), no hay app, curso, software o post que valgan. Nos quedaremos cómo estamos…

    un saludo

    • Iago Fraga dice:

      Gracias Luca 🙂 y sí, la expresión es de cosecha propia. Me gusta ponerles nombres cortos y expresivos a este tipo de fenómenos recurrentes que te vas encontrando porque cuando le das nombre algo, puedes construir sobre el concepto.

      Con respecto a la actitud, estoy totaaalmente de acuerdo. Eso sí, como decía Bausmeister en Willpower (un libro recomendadísimo sobre “la fuerza de voluntad”), la gente que más éxito tiene ejerciendo su fuerza de voluntad, es la que necesita usarla lo menos posible. Esto vale tanto para decir que un fumador rodeado de fumadores tiene infnitamente más posibildades de recaer como para afirmar que, si nuestro día medio requiere que ejerzamos autocontrol y tiremos de fuerza de voluntad cada dos por tres para no despistarnos, estamos fritos antes de empezar.

      Así que ya sabes, la actitud es importante, pero tu método de productividad/trabajo tiene que estar bien pensado para que no necesites hacer esfuerzos de autocontrol cada dos por tres. Si tienes algún punto concreto que te interese probar a cambiar podemos seguir hablando del tema cuando quieras. Un saludo 😉

  • ¡Hola Laura y Iago!
    Enhorabuena tanto a anfitriona como al invitado por el blog y este artículo. Me quedo especialmente con el concepto de hipoteca temporal y los peligros que conlleva para todo profesional. Especialmente en los tiempos en que vivimos.

    Saludos y gracias por esta entrada,
    David

  • […] Cómo encontrar el tiempo para que tu negocio freelance crezca sin desatender a tus clientes […]

  • Hola. Trabajo como freelance gráfico en el interior de Argentina. No tengo local comercial ni oficina, por lo que paso muchas horas fuera de casa o sobre el coche. ¿Qué hacer con los tiempos muertos? ¿Qué es más fácil “planificar” u “organizar” en esos momentos lejos de la comodidad de nuestra casa o estudio?

    Otro tema, no lo mencionaste y parece que a nadie le pasa… pero reconozcamos que una de las principales fugas de tiempo es Facebook! ¿Quién lo niega? Pero… necesito ingresar a chequear o publicar en mi página de Facebook! Responder mensajes, enviar presupuestos… Claro, igualmente nos desenfocamos. ¿Como trabajar y no perder tiempo con Facebook?

    • Iago Fraga dice:

      Hola Carlos, ¡geniales tus preguntas! Todas muy concretas y a por fugas de productividad muy reconocibles. Vamos una a una:

      * ¿Qué hacer con los tiempos muertos?
      En este aspecto, hay “3 niveles” de aprovechar este tiempo (a cada uno más ambicioso). Mi recomendación para ti específica: como sabes que pasas tiempo fuera de casa o en el coche, créate una lista de cosas para hacer cuando estés en ratos muertos que aprovechen el hecho de no estar en casa. Tienes todos los detalles explicados aquí: http://www.tecnicasdeorganizacion.com/2015/03/contextos-y-limitaciones/

      * ¿Qué es más fácil “planificar” u “organizar” en esos momentos lejos de la comodidad de nuestra casa o estudio?
      Por norma general, solo se toman decisiones con conocimiento y acceso total a tu información. ¿Por qué? Porque lo último que quieres es tomar una decisión desde el coche (ex: lanzarte en un nuevo proyecto) y luego descubrir en casa que ya tenías otro proyecto más urgente esperando desde hace 2 meses. Por eso, en tu centro principal de organización (normalmente, tu casa) se toman las decisiones gordas, y en los centros de trabajo secundarios se avanza en tareas concretas predefinidas. Mi recomendación: avanza ciegamente fuera de casa en tareas concretas, organiza y coordina siempre desde casa.

      * ¿Como trabajar y no perder tiempo con Facebook? (Cuando necesito “Responder mensajes, enviar presupuestos…”)
      Lo primero: cuanto más tiempo le concedas a dar servicio a tus clientes, menos tiempo tienes para ti. El estar disponible 24h/24 es un auténtico suicidio. Así que te desrecomiendo encarecidamente el chequear Facebook cuando te apetezca o tenerlo abierto de fondo. Lo ideal son chequeos puntuales y limitados (la prioridad es tu avance sobre los que ya tienes, no dar servicio de lujo a los potenciales siguientes). Segundo, para acompañar una política así, tienes que tener muy definido qué es Facebook profesional y qué es Facebook “pérdida de tiempo” para ti. En mi caso lo tengo claro “fuera de la fanpage de Técnicas de Organización” estoy perdiendo el tiempo. Y siempre voy con un objetivo (ya sea publicar algo, chequeo y respuesta a comentarios, u otra). Pero eso sí: hay que ir como un cirujano. Piensas lo que quieres, vas, lo haces y sales. Para ayudarte a eliminar entradas involuntarias en Facebook tmabién puedes usar alguna herramienta como LeechBlock (http://www.tecnicasdeorganizacion.com/2016/04/leechblock-bloqueador-webs/).

      Espero que te sean de ayuda estos consejos. ¡Un saludo Carlos!

  • […] tras haber retomado el ritmo publicando últimamente en sitios como ClassOnlive y el blog de Laura López (archiconocida por su calculadora freelance y ahora ya peso pesado de la blogosfera […]

  • […] mi etapa como periodista freelance seguí muy intensamente sus post sobre mejorar tu productividad, los beneficios de los infoproductos o cómo definir a tu cliente […]

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