Los 7 mejores consejos de gestión del tiempo para un freelance

Este es un guest post de Laura Ruiz de caoscero.com y creadora del Reto Email Detox.

El 80% de las pequeñas tareas que haces cada día como freelance no sirven para nada.

Y no. No te conozco.

Pero me hago una idea bastante clara del tiempo que pierdes.

Si no me crees piensa en lo siguiente y sé sincero. Dime si te sientes reconocido.

• Siempre estás súper ocupado, hasta arriba de trabajo.
• El día se pasa y no has acabado las tareas que te habías propuesto.
• Hay proyectos que llevas retrasando semanas.
• Dices con mucha frecuencia: “voy a mil”, “lo siento, pero esta semana no puedo”, “perdona, no tengo tiempo para nada”…

Y sin esperarlo, surge un imprevisto, una carga de trabajo no planificada, o un cliente grande y ¡boom! por arte de magia te reorganizas y empiezas a tener tiempo para alojar esa nueva avalancha.

¿Pero no decías que ya no podías más?

Sé que esta situación es real porque me ha pasado, tal cual.

Se te queda una cara de poker impresionante porque piensas ¿y cómo tenía antes tanta saturación si ahora tengo más trabajo y el día sigue teniendo 24 horas?

La realidad es que en tu “antes” hacías una enorme cantidad de cosas banales, las suficientes para ocupar el 100% de tu jornada laboral e incluso extenderse hasta gran parte de tu vida personal.

Acostumbramos a llenar nuestros días con tareas porque tenemos la sensación de no estar esforzándonos lo suficiente por nuestro negocio y clientes si no estamos constantemente ocupados.

Te animo a que cambies y que lo hagas ya.

Porque al menos se me ocurren 7 áreas de tu trabajo en las que puedo entrar con la tijera y ayudarte a conseguir horas libres sin que tu negocio se resienta. ¿Probamos a ver?

Comparto contigo mis 7 Consejos de gestión del tiempo para un freelance:

1. FIJA OBJETIVOS PARA TU NEGOCIO

¿Cómo vas a saber qué eliminar y qué potenciar si ni siquiera sabes hacia dónde debes dirigirte?

Sé que el hecho de focalizarte en 1 ó 2 objetivos da vértigo, porque implica dejar de prestar atención a otras mil cosas. Tendrás la sensación de perder otras oportunidades.

Pero, no tienes un equipo de 10 personas trabajando para el crecimiento de tu negocio.

No tienes 40 horas al día.

No tienes cien millones en el banco (bueno, creo que no ¿o sí?)

El tiempo y tus energías son limitados así que ¿hay algo más lógico que concentrarlos en ESE objetivo prioritario para ti y tu negocio?

Si no acostumbras a marcarte objetivos y detallarlos en acciones, usa un planificador de tareas para que te sea más sencillo fijar el hábito.

2. HAZ UN SEGUIMIENTO DE TU TIEMPO

Utiliza una sencilla plantilla, basta con un folio y bolígrafo, para llevar un registro de tu tiempo durante al menos una semana.

Luego siéntate a analizar.

¿Cuál es la tarea número uno en la que más tiempo has invertido?

¿Esa tarea es indispensable para lograr alguno de los objetivos que te has marcado en el punto anterior?

Pregúntate si te va a traer más desarrollo profesional (real), más tiempo libre o si impacta de forma clara en tus beneficios económicos.

Si la respuesta es “no” lo que tienes que hacer es eliminar esa tarea, delegarla o simplificarla al máximo.

No te asustes, tú mismo acabas de decir que no es una tarea primordial para tus objetivos ¿verdad? Pues entonces no puede ocupar la mayor parte de tu tiempo.

Si la respuesta es “sí”, es decir, si esa tarea que tanto requiere de ti es básica e indispensable para lograr tu meta, entonces invierte para mejorarla.

• Hazte con una nueva herramienta que te ayude a completar antes la tarea.
• Aprende a realizarla de forma más eficiente.
• Usa plantillas o atajos.
• Crea procesos.
• Sistematiza al máximo.

Cualquier mejora que consiga reducir el tiempo necesario para completarla un 20% será un gran resultado.

Continúa repasando del mismo modo el resto de tareas tareas que has estado anotando en tu tracking.

A veces no somos capaces de darnos cuenta de grandes pérdidas de tiempo hasta que no hacemos una lista detallada de los cientos de micro tareas (tontísimas) que hacemos durante la jornada.

Es como un grifo que pierde una gota de agua de forma constante. Si pones un cubo debajo alucinas al cabo de una semana de la cantidad enorme de agua que se estaba esfumando por el desagüe.

3. EL EMAIL NO PUEDE OCUPAR LA MAYOR PARTE DE TU DÍA

Lo que me lleva a este punto:

Deja de desperdiciar horas con el email. Por favor.

Limita el tiempo que pasas gestionando el correo, mejora la herramienta que usas, aprende trucos, usa respuestas predefinidas, sincroniza, elimina, borra, archiva…

Tu trabajo real no es contestar emails.

Pon tu correo a trabajar para ti y no al revés.

¿Cómo? Haz una pequeña lista de los emails más frecuentes que recibes y analízalos. La idea es que te ayuden a mejorar y simplificar.

• Quizás te llegan muchos correos sobre algo que no está bien explicado en tu web. Soluciónalo y ese tipo de emails se reducirán.
• Quizás hay una problemática que destaca entre las consultas que recibes y que puedes cubrir con un producto o servicio que ahora no ofreces. Plantéate si te interesa desarrollar ese producto y, en caso contrario, deja claro en tu web que ese no es tu campo de actuación.
• Quizás se repite de forma habitual la misma respuesta por tu parte. En ese caso grábala como plantilla y luego solo tendrás que personalizarla un poco antes de enviar.

Hay muchas mejoras que puedes hacer en tu gestión del email.

Seguro que puedes recuperar unas 5 horas a la semana. Tentador ¿no?

Por ejemplo puedes comenzar por sincronizar todo tu correo como te explico en este post.

Es un pequeño paso, pero el primero para llegar a un control eficiente de tu bandeja de entrada.

4. SIMPLIFICA TUS HERRAMIENTAS

Es importante llevar un registro de tus tareas y trabajos pendientes, pero usar mil herramientas no hará sino complicar tu día a día.

Centraliza.

El primer paso para no desperdiciar tiempo ni perder información es asegurarte de que todas tus tareas pendientes están en un mismo lugar.

Si no lo tienes así ahora invierte unos minutos (o media tarde) en recopilar las tareas pendientes de notitas, calendario, email o de dentro de tu cabeza y organízalas en una herramienta que actúe como lista to’do central.

A partir de ahora utiliza el calendario única y exclusivamente para citas programadas con fecha y hora.

Y tu bandeja de entrada de correo sólo para recibir y enviar emails, y no como un recordatorio de tareas pendientes.

Asegúrate de que tus to’dos están siempre en una única herramienta, que la manejas con soltura, le sacas suficiente partido y que no vas a perder información o no vas a saber encontrarla.

Te lo dice alguien con más de 600 notas en Evernote. En serio.

5. DEJA DE CHEQUEAR TUS RESULTADOS CADA DOS POR TRES

Sí, lo sé.

¿Cuántas veces a lo largo de la mañana miras la cuenta de paypal o el banco por si ha llegado el pago de ese presupuesto?

¿Cuántas veces revisas las estadísticas de Google Analytics?

¿El número de suscriptores?

¿Están creciendo tus seguidores en twitter? ¿Facebook?

¿De verdad crees que es necesario revisar todo esto varias veces al día?

Establece una rutina lógica para llevar un registro de tus métricas y el resto del tiempo manténte alejado de numeritos, porcentajes y demás.

Te prometo que si sumas todos esos minutillos perdidos al cabo de la semana te encontrarías con ese tiempo que dices que no tienes para cuidarte.

6. PON EN FORMA TU VIDA DIGITAL

¿Cuántas veces haces algo por segunda vez porque no sabes dónde pusiste la primera versión?

En muchas ocasiones solo es cuestión de adoptar hábitos digitales saludables y usar herramientas muy sencillas y al alcance de cualquiera para no perder tiempo realizando algunas tareas básicas:

• Nombra tus documentos usando palabras clave que te ayuden a encontrarlos
• Usa una estructura de carpetas lógica e intenta mantenerla lo más simple posible
• Utiliza un programa para automatizar tus facturas
• Programa las copias de seguridad de tu trabajo
• Crea reglas para ejecutar de forma automática algunas tareas repetitivas
• Aprende a usar como un pro las herramientas que utilizas cada día
• Envía emails mediante autoresponders que se disparen de forma automática según el comportamiento de tus clientes
• Programa tus redes sociales usando Buffer o Hootsuite
• Deja el contenido de tu blog previsto y programado con antelación

7. APRENDE A DECIR NO

La herramienta más poderosa que conozco para no perder tiempo: un NO bien grande.

Empieza a decir “no” a todo lo que no sea prioridad para ti, aprende a seleccionar muy bien tus clientes y proyectos.

¿Cómo saber si es prioritario? Vuelve al punto 1 de este post.

¿Lo que te están pidiendo u ofreciendo impacta directamente en el logro de tus objetivos maestros? ¿No? Pues hala, ya tienes tu respuesta. Fíjate qué simple.

También puede ser de utilidad que revises la lista de tareas que has trackeado en el punto 2. ¿Hay demasiadas tareas que te matas por terminar y que realmente no son “tuyas”? Ahí tienes otra pista de que tendrías que decir “no” con más frecuencia.

Si no eres capaz de mirar tu planificador y eliminar tareas innecesarias no vas a poder añadir otros proyectos sin sumar una cantidad enorme de estrés. Y esto incluye desde poner en marcha esa idea que te apasiona, poder hacer escapadas para viajar o simplemente apuntarte al gym para ponerte en forma.

Ver en qué actividades apetecibles podría convertirse todo ese tiempo que ahora desperdicias puede ser suficiente motivación para ponerte las pilas.

Todos, incluso la gente de éxito, tú, yo, cualquiera, tenemos 24 horas al día. Si otros pueden hacer magia con ese tiempo, tú también. Solo tienes que ser un poco crítico contigo mismo, analizar y poner remedio.

¿Imaginas todo lo que podrías conseguir en 6 meses si empiezas a trabajar de forma focalizada en tus objetivos importantes? ¿Hacemos la prueba?

Elige tres de mis propuestas para empezar ya a gestionar mejor tu tiempo y cuéntame en los comentarios por dónde vas a empezar, ok? 🙂