Cómo trabajar (y cómo no trabajar) con una red de colaboradores cuando eres diseñador freelance

Hoy quiero hablar de cómo trabajar con una red de colaboradores o cómo colaborar con otros emprendedores cuando ofreces servicios como diseñador freelance.

Quiero avisar de ante mano que en todo momento voy a hablar desde mi experiencia y punto de vista (como siempre, vamos). Esto lo digo porque soy consciente de que lo que cuento puede generar polémica porque sé que hay mucha gente trabajando de la forma que NO recomiendo trabajar con colaboradores o freelances.

Seguro que a más de uno le va bien con esa fórmula, y no lo dudo, pero hasta la fecha para mi sólo tiene inconvenientes. De hecho, uno de mis lectores ya hizo el cambio de estrategia y dejó de trabajar así, puedes leerlo aquí.

Y si hoy hablo de esto es porque sigo investigando para encontrar la mejor manera de colaborar con otros freelance sin acabar quemado por el camino.

Yo misma he subcontratado servicios de otros freelance en algún momento para ofrecer un servicio más completo, también he trabajado como parte de la bolsa de freelance de agencias que ofrecían servicios que luego ellos me derivaban (y simplemente hacían de intermediarios y de «project managers»), pero también he visto de cerca el problema de querer ser una agencia con servicios integrales que dependen de freelances cuando la agencia la forman 1 o 2 personas a lo sumo y no tienen realmente equipo contratado a su cargo para llevar a cabo los servicios sin subcontratar a externos.

Cómo NO te recomiendo que trabajes con colaboradores

1. Aparentando ser una agencia con equipo cuando tu negocio es unipersonal o sois 2 personas
2. Trabajando con servicios integrales (que incluyen partes de trabajo que tú no sabes hacer) a medida de las necesidades del cliente
3. Subcontratando a otros freelances las partes que te piden y tú no controlas

Ejemplo: En tu web pones que eres una agencia y tienes un equipo multidisciplinar que realiza proyectos de todo tipo, desde la creación de webs, tiendas online, marketing, SEO etc. No tienes los servicios definidos sino que según lo que necesita cada cliente le haces un presupuesto a medida. Para realizar el presupuesto identificas las partes que puedes hacer tú y las que tienes que subcontratar y te pones en contacto con tus colaboradores freelance para que te pasen presupuestos sobre lo que les comentes. Con todos los presupuestos delante creas uno con todas las condiciones tuyas y de tus colaboradores y le pasas una cifra a tu cliente. Si el cliente quiere negociar o necesita que le expliques alguna cláusula, proceso de trabajo, o parte de un servicio, no depende solo de tu parte de trabajo, sino de la de los otros freelance. Después te encargas de liderar el trabajo y de comunicarte con cada freelance para que haga su parte, dependiendo de su disponibilidad. Si falla algo del servicio, la responsabilidad es tuya. Si el cliente necesita algún cambio, dependes de las condiciones de tus colaboradores y de cobrar ese extra al cliente, extra que tú no puedes negociar porque no es tu servicio.

¿Por qué no recomiendo subcontratar a otros freelance para dar un servicio más completo?

• No tienes el control y dominio de tus servicios ni del flujo de trabajo.
• Dependes de la disponibilidad del freelance.
• Dependes de cómo ofrece su servicio y lo que incluye en él.
• Respondes por sus fallos.
• No dominas su servicio y no puedes solucionar dudas o problemas con tus clientes.
• Se alargan las negociaciones.
• Se alargan los plazos de entrega.
• Tienes que consultar con él cuando un cliente tiene alguna duda sobre el servicio o sobre el trabajo que ha realizado.
• Dependes de sus precios y no puedes negociar con el cliente sobre las condiciones del otro freelance.

Cómo SÍ te recomiendo que trabajes con colaboradores siendo freelance

1. Especializandote en una disciplina y no siendo una navaja suiza.
2. Estandarizando tus servicios con un catálogo pequeño con servicios paquetizados muy bien definidos basados en tu disciplina y sin que dependan partes del proceso de los servicios de otros
3. Delegando partes de tu negocio que te roban tiempo que puedes dedicar a conseguir y trabajar con más clientes (asistente virtual, asesoría para tema fiscal y contabilidad, soporte técnico de tu web, campañas en facebook ads, programador para tu web…).
4. Externalizando partes más mecánicas de tu servicio para poder abarcar más proyectos.
5. Creando una red de colaboradores de diferentes disciplinas a quien recomendar cuando un cliente necesite otros servicios que tú no ofreces.
6. Contratando a un equipo multidisciplinar real a tu cargo cuando el negocio empiece a crecer.

La gran diferencia con lo que NO recomiendo es que al tener estandarizado tu servicio lo dominas de inicio a fin y no dependes de terceros para llevarlo a cabo sino que delegas partes más mecánicas para que te ocupen menos tiempo y puedas abarcar más proyectos.

¿Por qué recomiendo estandarizar tus servicios, externalizar partes de éstos y crear una red de colaboradores freelance a quien recomendar?

• Creando servicios paquetizados que dominas podrás externalizar parte o todo el proceso de tu servicio paquetizado para asumir más proyectos y si te falla un colaborador tendrás la capacidad de hacerlo tú.
• Controlas lo que ofreces en tu servicio y también el flujo de trabajo y proceso creativo.
• En trabajos creativos puedes encargarte de desarrollar las ideas y que la parte más operativa la haga un colaborador por un precio prefijado.
• En trabajos técnicos puedes delegar determinados procesos o todo el proceso a un colaborador cuando tienes picos de trabajo.
• Recomendando a otros profesionales para completar fases del proyecto que tú no ofreces (copys, fotógrafos, mantenimiento técnico, community manager, programador, consultor de marketing…) te permitirá ayudar a tus clientes recomendando a profesionales de confianza y tus colegas te lo agradecerán y te recomendarán también a sus clientes.

¿Cuándo debería contratar a un equipo?

Cuando tienes bien definidas las bases de tu negocio, tu posicionamiento en el mercado, tu marketing y empiezas a tener mucha carga de trabajo quizás sea momento de crecer contratando a un equipo.

Puedes contratar diseñadores que te ayuden con las tareas más operativas y tú encargarte del trabajo más creativo (como comentaba arriba) o puedes empezar a ampliar tus servicios con profesionales que los complementen y crear un equipo multidisciplinar.

Cuando hablo de crear equipo me refiero a que trabajen mano a mano contigo. No hablo de subcontratar a freelance y depender de ellos para dar servicios a medida para cada cliente que te llega.

Puedes contratar y delegar tareas que no tengan que ver con tus servicios, sino con tu negocio. Por ejemplo yo tengo contratada una asesoría contable y fiscal, a Javier Gobea como técnico que me lleva todo el tema técnico de mis webs, los anuncios de facebook que me hace mi hermana Maite, los videos de mis cursos y lanzamientos, apoyo también de Javi Pastor en el copy de mis páginas de venta y campañas de email etc etc.

Otras fórmulas para colaborar con otros profesionales y mejorar así tus servicios productizados

• Puedes incorporar a tus servicios una sesión de consultoría gratuita de un colaborador externo para que analice su caso y le ofrezca su servicio complementario al tuyo. Esto lo he visto hacer a una consultora de Marketing que regalaba a los clientes que le contrataban su servicio de plan de marketing una sesión gratuita con una diseñadora de su confianza para detectar sus necesidades de diseño y después, si el cliente quiere, la diseñadora le pasa un presupuesto para que ella les rehaga su web. No te puedo poner el ejemplo enlazado porque ha cambiado el enfoque de su negocio y ya no ofrece este servicio. Pero creo que es una buena manera de completar su servicio de marketing y la diseñadora tiene la oportunidad de conseguir a un nuevo cliente.
• Puedes regalar material formativo complementario de un colaborador externo: un ebook, un tutorial etc.
• Tener una red de colaboradores también te permite recomendar a otros profesionales tras terminar tu servicio. Por ejemplo, si diseñas webs en wordpress, puedes llegar a un acuerdo con un técnico especializado en WordPress para que ofrecer su soporte de servicio técnico y pasarle el cliente. Así tu cliente estará bien atendido y tú no te comerás «marrones» técnicos que no te corresponde asumir.

Imagen via Shutterstock

Abro el debate ¿cómo crees que es la mejor manera de colaborar entre freelances? ¿Tienes otra fórmula más efectiva de hacerlo? Déjame tus comentarios, me encantará saber tu manera de trabajar.