Legalidad para proteger y profesionalizar tus servicios creativos online

Este artículo lo ha escrito como invitada Meliza Mogollón, abogada especializada en legalidad online. 

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Hace poco más de un par de años todos estábamos como locos por el dichoso RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), hoy en día muchos siguen creyendo que solo es necesario cumplir con él por obligación.

Pero creer que la legalidad es solo cuestión de normas es el error más común a la hora de montar un negocio de servicios, ya sea online o convencional.

Pero si hablamos del mundo online…

Estoy segura de que sabes que si vendes servicios se trata de crear relaciones que inspiren confianza y empatía para que el cliente pueda sentir que eres la persona adecuada para ayudarle.

Y lograr inspirar confianza es toda una ciencia, pues podemos recurrir a varios recursos como son los testimonios, autoridad, trayectoria, portafolio, garantías, etc pero casi siempre omitimos las condiciones legales de nuestra web y nuestros servicios o hacemos copia/pega de otra web sin darle importancia.

Ese pequeño detalle casi siempre hace que nos involucremos en proyectos donde nos enganchamos los dedos dolorosamente.

Entonces, ¿cómo evitarlo? Precisamente de eso hablaremos en este artículo.

Lo que debes cuidar para hacer propuestas profesionales de tus servicios frente a tus potenciales clientes.

Si tienes una página web para mostrar tu trabajo y trabajar tu marca, entonces debes saber ya a estas alturas que necesitas cumplir con ciertas normas y digo “necesitas”, porque no es solo un deber dado por leyes.

Si no, más bien de cómo proteger tus servicios online y verte más profesional gracias a la legalidad; así que, es un paso que sí o sí debes dar para garantizar mejores condiciones en tu trabajo, cuidar tu negocio, cuidar tu tiempo y garantizar una mejor experiencia con cada cliente.

Empecemos por lo que necesita tu web si vendes servicios online, para luego centrarnos en lo que debes incluir en tus propuestas de servicios, para protegerlos, ya que todo deber tener relación:

Lo que necesitas en tu web:

Para vender tus servicios y según el RGPD y el Reglamento (UE) N⁰ 524/2013

Términos y condiciones:

Hace la función de la declaración de intenciones de tu sitio web, para que tus visitantes sepan bajo qué condiciones pueden navegar dentro de tu web.

Política de cookies:

Aquí debes explicar los datos que recolectas de tus visitantes a través de los archivos de textos tuyos y de terceros que se instalan en el ordenador de ellos, aún sin haber rellenado ningún formulario en tu web, con el solo hecho de abrir el enlace.

Política de privacidad:

Es el momento de explicarle a tus visitantes cómo recolectas los datos en tu web, para qué los usas, qué haces con ellos y cómo empoderarlos a ellos para que puedan ejercer sus derechos según el RGPD.

Resolución de litigios online:

Debes agregar un enlace a esta plataforma en el footer de tu web, según la comisión Europea es una plataforma que ayuda a que los compradores en línea se sientan más seguros al momento de realizar sus compras, porque les facilita canales adecuados para proteger sus derechos como consumidores.

Política de contratación:

Aquí es tu oportunidad de explicar las condiciones que pones para tus servicios, es el aviso legal clave donde debe aprovechar e imaginar las peores cosas que te puedan pasar y la idea es poner tus reglas del juego para evitar que esas situaciones pasen.

Lo que necesitas incluir en tu propuesta para proteger tus servicios online:

Para crear una propuesta de servicios que realmente le proporcione la información necesaria para que tu cliente tome acción y no se pierda por exceso de información, debes tener en cuenta lo siguiente:

Incluir período de caducidad de esa propuesta:

No es buena idea pasar una cotización y que el cliente decida probarla un año después, cuando probablemente tú ya has adquirido mayor experiencia, mejores estrategias y es muy posible que tus tarifas sean otras.

Duración del proyecto:

Lo ideal es que puedas poner el tiempo estimado.

Definir lo que incluye y lo que no: Permite que gestiones adecuadamente las expectativas de lo que puede esperar y no de tus servicios, te evita el hecho de tomar mini-tareas extra sin cobrarlas.

Indicar el valor de los cambios adicionales:

Tener claro que podrás facilitar cierta cantidad de cambios, pero que ello no le da carta abierta a desbaratar tu trabajo cuantas veces quiera.

Aunque soy partidaria que las propuestas/cotizaciones deben incluir lo mínimo necesario, esta información también debe ir incluida dentro de tu política de contratación, para gestionar mejor las expectativas de tu potencial cliente además siempre es buena idea linkar tu política de contratación en tu propuesta para que el cliente pueda leer todas tus condiciones.

Con ello evitas las propuestas extensas que te colocan en el riesgo que por falta de tiempo no termine de ver.

Además, es importante que a todos los avisos legales les des la misma importancia de un contrato que podrías estar firmando con tus clientes de manera presencial, porque las condiciones que en ellos pongas servirán para aplicarse con cada uno de tus visitantes y clientes que te llegan a través de la web.

Por qué hacer contratos con tus clientes.

Teniendo en cuenta que, los avisos legales de tu web tienen la misma importancia de un contrato que podrías firmas con tus clientes de manera presencial.

Surge la duda: ¿Sirve de algo firmar contratos digitales? Totalmente válida, porque es bien sabido que existe mucho desconocimiento, sobre todo porque no se sabe si realmente podrían ser considerados válidos frente a cualquier problema con tu cliente que pueda estar en el extranjero.

Cada país tiene distintos criterios respecto a las firmas digitales de contratos, incluso en algunos países ni siquiera se menciona en su normativa, por lo tanto es difícil responder esto con un rotundo sí o no.

Lo cierto es que, un contrato es la voluntad de todos los involucrados a realizar ciertas obligaciones, por eso para evitar esos problemas siempre es buena idea crear contratos o avisos legales (para estos efectos son lo mismo) con cláusulas autoejecutables.

Eso quiere decir que, sí puedes reclamar tus derechos frente a ese contrato en el país de tu cliente, porque ese contrato sí será válido entre tu cliente y tú, sin importar el lío que pueda haber entre ustedes.

Pero…

¿Qué quiere decir cláusulas autoejecutables?

Pues, explicado en español simple, son condiciones que pueden cumplirse sin la necesidad de recurrir a un juez, alguna corte o algún proceso judicial, es decir, condiciones que puedes solucionar sí o sí con tu cliente.

Como por ejemplo:

• Cobrar tu servicio por etapas y antes de iniciar cada etapa el cliente puede haberte pagado.
• Explicar que si no cumple con enviarte el briefing y los materiales para hacer tu trabajo dentro de “X” días de plazo podrá perder el turno para que tú lo atiendas o le cobrarás un monto adicional.
• O si no cumple con depositarte el total de tus servicios, no le entregarás bonus adicionales (que hayas indicado en tu propuesta).

Vamos, que aquí es cuestión de ser creativos.

Estas cláusulas podrán ser llamadas también como “penalidades”, un contrato que no incluye penalidades es muy difícil que sirva para sacarte de apuros, por eso la importancia que al momento de crear un contrato te pongas a pensar en todos los peores escenarios posibles en tu servicio.

Cómo incluir los contratos de forma natural y sencilla en tus procesos.

Otro de los pretextos que encuentro mayormente dentro del mundo de los negocios creativos es que creen que si le piden al cliente que firme un contrato para proteger sus servicios online automáticamente este decidirá no contratarlos.

No hay nada más falso que esto, sobre todo porque la confianza que tienen las personas al momento de contratar los servicios en internet depende de varios factores y uno de ellos es saber responder a las preguntas que el cliente pueda plantearse al momento de decidir contratarte o no; como por ejemplo:

• ¿Cumplirá con sus servicios?
• ¿Cuánto tiempo se demorará?
• ¿Qué pasa si me estafa?
• ¿Y si no me gusta lo primero que me proponga?

Como puedes ver no eres el único que tiene miedos, tu cliente también trae su mochila y gran parte de esas preguntas se resuelven con el aviso de política de contratación o un contrato privado.

Incluir check-box al finalizar pago:

Aquí el truco es incluirlo naturalmente en el momento de venta de tu servicio, por ejemplo incluir un checkbox en tu carrito al momento de pagar tu servicio.

Usar formularios:

Si tienes más de un servicio y quieres evitar que la política de contratación esté muy extensa o detallada o solo quieres tenerla disponible para quienes ya te contrataron, puedes usar esta opción.

Exhibiendo tu política de contratación general y dejando las condiciones de cada servicio disponible solo para cuando envíes cotizaciones o ya te contrataron el servicio.

Para ello, puedes hacer uso de plugins que te permitan incrustar formularios dentro de tu sitio web. Personalmente es mi opción favorita porque, una vez realizado el pago, mi procesador de pago los redirecciona a mi formulario donde les explico las condiciones de contratación y les pido la información que necesito para poder hacer el servicio contratado.

Yo esto lo tenía configurado originalmente cono el plugin WPForms pero cuando Elementor Pro lanzó su funcionalidad de formularios avanzados lo implemente solo con esta herramienta, así me deshice de un plugin.

En tu caso puedes incluir tu briefing y así resuelves dos problemas en un solo paso.

Importante que antes de incluir los campos del formulario incluyas un bloque de HTML donde puedas escribir la política de contratación de ese servicio

Usar herramientas externas

Aquí ya es imaginación al poder, puedes usar desde un formulario de ActiveCampaing, hasta herramientas como: PDF 24 tools, Dubsado, Small PDF, Docusign, Dochub que te permiten, en el caso Dubsado (de pago), desde enviar propuestas con botones de cobro hasta enviar PDFs listos para firmar en el caso de PDF 24 tools (siempre gratis).

Como puedes ver, si aún no has integrado los contratos en tus servicios es por falta de voluntad y descuido, porque hasta pueden integrarse de manera sencilla y facilitarte la vida en tu trabajo.

En caso necesites una plantilla de contrato te dejo esta de regalo que incluye una cotización.

Normativa aplicable

Ahora puedes estarte preguntando ¿Es aplicable esto para mi negocio? por eso debo resaltar que todo lo que he incluído en este artículo es aplicable para los negocios que están ubicados dentro de la Unión Europea y los que quieren compercializar dentro de él o ya tienen relación comercial dentro de la Unión Europea y este post está especialmente escrito para tí que ofreces servicios, no aplica para quienes tienen tienda, webmaster y otros modelos de negocio.

Y si lees desde otro país, ubicado dentro de Latinoamérica; por ejemplo, todo lo referido a la protección de datos debes aplicarlo.

Porque todos los países miembros de la Red Iberoamericana de Protección de Datos están comprometidos a tener normativa compatible con la UE en materia de protección de datos, por eso que cumplir con la normativa de protección de datos de tu país te alinea con el RGPD.

Por otro lado; en el aspecto de resolución de litigios en línea, debes de investigar lo que le aplica a tu país en materia de «Protección del derecho al consumidor digital».

Así que, explicado este detalle te cuento cómo evitar problemas con tus clientes en el pago de tus servicios.

Cómo lograr que tus clientes te paguen puntualmente tus servicios y queden felices.

Lograr la satisfacción de tus clientes es un trabajo hormiga y a largo plazo, pero cuando se realiza bien te permite tener testimonios geniales que te ayudan a construir una reputación potente en internet, por eso es importante que no descuides eso.

Pero, ¿cómo lograrlo y conectarlo con motivar al cliente cumplir con tu política de contratación? Eso principalmente se logra educando a tu cliente desde el momento del primer contacto con él.

Porque, estos temas se deben de comunicar con naturalidad y con un lenguaje amable para que no lo perciban como una imposición, sino más bien cómo algo natural que los beneficia a ambos.

De allí la importancia de tener claro todo tu proceso para poder plasmarlo en tus avisos legales.

 

Si te gustaría que te ayude a crear los textos legales de tu web quiero contarte que tengo una clase gratuita donde te explico cómo puedes crear los textos legales tú mismo, desde la política de cookies hasta las condiciones de contratación, sin necesidad de depender de abogado.

Espero que el post te sea de ayuda y recuerda que te espero en los comentarios por si te surge alguna duda.