Cómo encontrar el tiempo para que tu negocio freelance crezca sin desatender a tus clientes

Este es un artículo como invitado de Iago Fraga que te enseña a hacer trabajar por ti a tus herramientas con técnicas, métodos y experiencia desde su web Técnicas de Organización.

Si eres de los que te encanta leer lo que te envía Laura pero nunca tienes tiempo para ponerlo en práctica, hoy estás de suerte.

Vamos a ver de dónde puedes sacar esas horas que necesitas para que tu negocio avance sin por ello quemar a tus clientes (¡ni tu tiempo libre!).

Pero eso sí, antes de empezar, olvídate de leer aquí fórmulas mágicas que si fuese tan fácil e intuitivo nadie tendría un problema en ese aspecto.

Vamos a dar por sentado que ya has intentado lo más evidente (que voy a saltarme) y vamos a centrarnos en cambios de mentalidad que a lo mejor sin un empujoncito no darías.

1. Cancela tu hipoteca temporal

El concepto de hipoteca temporal es muy simple. Piensa por un segundo que acabamos de mejorar tu semana ¿vale? Hemos conseguido que dispongas de 3 horas libres más y ahora piensa: ¿qué harías con ellas?

Si tu respuesta es aceptar a más clientes, hacer tareas acumuladas o (aunque no quieras admitirlo) las acabarías perdiendo leyendo emails, entonces lamento mucho tener que comunicarte que ¡tienes una hipoteca temporal!

¿Qué quiere decir esto? Pues que, mientras tengas ese reflejo, da igual cuántas horas liberes de otras actividades porque jamás vas a emplearlas en hacer crecer tu negocio, sino en otras cosas.

Para que tu negocio crezca no solo tienes que hacerle un hueco a las tareas necesarias, sino que además debes defender a capa y espada cada minuto que liberes exclusivamente para ello.

Lo digo en serio. Si tus horas están hipotecadas antes incluso de que las liberes, la solución no empieza por liberarlas, sino por acabar antes con esa manía. Las tareas basura no merecen tu atención.

Del mismo modo, la primera fuente de tiempo para hacer crecer tu negocio la tienes ya en usar cada hora libre que se vaya liberando por imprevistos (reuniones anuladas, trabajo que acabas antes, etc.). ¿De acuerdo?

Vamos con el segundo.

2. Póntelo fácil: ve acumulando ideas y ayuda

Otra de las razones por las que puedes no estar echándole más horas a hacer crecer tu negocio es si te resulta algo abstracto y engorroso.

Las tareas abstractas dan miedo porque, no nos gusta invertir tiempo en algo que no sabemos qué nos va a aportar. Además, para un freelance (con facturas que pagar y clientes que atender), es doblemente incómodo no tirar a lo seguro.

Por eso es mucho más factible que te pongas a ello si acumulas primero ideas concretas y luego les buscas el tiempo.

No obstante, si no metes ni siquiera la nariz en el tema de mejorar tu negocio, la próxima vez que te encuentres o generes una buena idea lo más probable es que la pierdas (porque no sabrás ni dónde meterla).

¿La solución? Créate cuanto antes en el ordenador una carpeta que contenga únicamente las ideas de evolución que se te vayan ocurriendo y déjalas incubar.

Puedes organizar todo esto muy rápidamente con un archivo de texto en el que vayas vaciando notas y, en cuanto un mismo tema tenga demasiadas, le puedes crear su propio archivo en paralelo.

Esto tiene la grandísima ventaja de que ahora tendrás una capacidad que antes no tenías: la capacidad de que todas tus notas sobre un mismo tema converjan siempre hacia el mismo sitio.

Como resultado, tus ideas irán creciendo con el tiempo, acumularán más y más información y las tendrás cada vez más claras pero, eso sí, ¡todo de forma pasiva! que es la mayor ventaja.

Con esa dinámica en marcha, es cuestión de tiempo hasta que una idea tenga tanta información, detalles, enlaces de apoyo y decisiones parciales tomadas que no te quede más remedio que completar lo poquito que hace falta para dar un salto de gigante.

En ese momento, tendrás tu primera mini-victoria productiva.

Tú ponte las cosas fáciles y concretas y ya verás cómo cada vez vas a pasar más tiempo haciendo que tu negocio crezca y menos en tareas que no valgan la pena.

3. Asígnale un bloque semanal fijo

Acumular notas pasivamente es una técnica fantástica pero todavía puedes ir más allá.

Para que tu situación como freelance evolucione no vas a necesitar alguna accioncita de vez en cuando sino que vas a necesitar hacer muchas constantemente. La mejora continua es una parte crucial de tu actividad.

Es cierto que los periodos de capa caída como Julio, cuando no tengas clientes o cualquier otro rato muerto son los momentos ideales para abordar los grandes cambios, pero tu negocio no crecerá constantemente si le dedicas tan solo tiempos residuales a que crezca.

Hacer crecer tu negocio es una actividad. Tan importante o más que servir a tus clientes. Y por lo tanto se merece competir al mismo nivel por tu tiempo disponible.

Por eso, si en algún momento te entran ganas de decir «no tengo tiempo para hacer crecer mi negocio» recuerda que en realidad te estarás diciendo «de las 40 horas que tengo cada semana no considero que hacer evolucionar mi negocio sea más importante que ninguna tarea de las que hago».

Algo que, simplemente, no me lo trago.

Por eso tienes que reordenar esas prioridades.

Lo sé, es anti-intuitivo. Decir que no de vez en cuando a algún cliente para que te vaya mejor en el negocio. Pero la diferencia entre el freelance que se hunde y un freelance que triunfa es que mientras uno pasa el 100% de su tiempo produciendo el otro invierte un porcentaje de su tiempo en afilar sus herramientas.

El que no hace más que producir es el que se hunde, por supuesto. Así que, moraleja: nunca bloquees el 100% del tiempo para hacer sacar trabajo adelante.

Para asegurarte de que tú como freelance y que tu negocio evolucionáis un mínimo cada semana, dedícale 4 horas como mínimo a la semana en exclusiva a avanzar (por ejemplo, los jueves por la tarde).

Tu primer objetivo será organizarte para producir los mismos beneficios que antes pero con 4 horas menos a la semana. A partir de ahí, es todo cuesta abajo.

Y recuerda: no estás solo.

Esto no va de decirte lo que hay que hacer y luego dejarte solo frente al peligro. Al contrario. Pero tienes que sentarte en algún momento en la silla y decirte «ahora mismo mi objetivo es mejorar mi situación, no sacar trabajo adelante».

Para las preguntas que aún tengas sin resolver, recuerda que tienes cientos de blogs, información e ideas a tu disposición empezando por Laura como referente para convertirte en un mejor freelance y a mí cuando necesites un experto en productividad. Empieza a capitalizar ese conocimiento con acciones.

4. Optimiza tanto tu oficio como las funciones auxiliares

Como no pretendo conocer mejor que tú tu oficio (y te dije que me iba a saltar todo lo obvio), vamos a suponer que ya estás intentando mejorar en tu campo lo máximo posible.

Ahora bien, cuando les enseño a mis lectores a identificar en qué perdemos el tiempo, les explico siempre que en la vida existen dos tipos de objetivos: los nobles y los lastre.

Una persona es ineficaz tanto si gestiona mal un tipo como el otro.

Los objetivos nobles son todo aquello que nos motiva, lo que deseamos en fin de año y lo que responden los niños cuando les preguntas qué quieren ser de mayor (ser astronauta, tener un negocio brillante, ganar un Oscar).

Los objetivos lastre son todos aquellos que, aunque nos repateen, tenemos que perseguirlos porque son imprescindibles para alcanzar alguno noble.

¿Qué tiene que ver esto contigo? Pues un montón porque por mucho que pensemos que como diseñador tu productividad se mide en la calidad de tus proyectos, lo cierto es que tu productividad la van a condicionar en paralelo decenas de objetivos lastre.

Pagar los impuestos, deshacerte de un virus y hasta generar facturas son objetivos lastre y van a contar en tu balance a final de mes.

El problema con los objetivos lastre es que:

• renegamos en parte de ellos (porque nos molesta hasta admitir que existen)
• suelen ser son poco frecuentes (lo que nos convence de que no vale mucho la pena hacer nada al respecto)
• y parecen aleatorios (porque no los entendemos muy bien)

Todo esto hace muy difícil ser eficaz al resolverlos pero, a un fuego al que no le haces caso no se apaga, sino que se expande.

Por eso te invito a hacer la prueba esta semana de anotar en qué «pierdes el tiempo».

Haz una lista.

De hecho, no te recomiendo que la hagas de memoria sobre la semana pasada porque al hacerla de memoria ya eliminarías demasiadas cosas que te interesa leer, admitir y aplacar.

A continuación mira tu lista y diferencia los que son realmente puntuales de los que ya te has encontrado alguna vez. Si detectas una tarea que se repite, no es casualidad, se trata un problema recurrente y ahí tienes una nueva fuga de tiempo que cortar. Optimiza el tiempo que te consumen esas tareas y cuenta con que se repitan.

Si cortas esas goteras de raíz pasarás más tiempo en tus proyectos y menos apagando fuegos.

Con el tiempo que te sobre, otra fuente más para hacer crecer tu negocio.

5. Un último consejo: nunca nunca pierdas la perspectiva

Hemos hablado de deshipotecar el tiempo que puedas liberar, de ir acumulando pasivamente ideas para hasta que las acciones sean tan simples que tú mismo las priorices, de asignarte un bloque semanal de tiempo para hacer crecer tu negocio y, por último, de buscar tiempo optimizando las tareas que haces pero no figuran en tus listas de tareas.

Pero, de qué hemos hablado en realidad, ¿de encontrar tiempo? La respuesta es no. El tiempo ni se crea ni se destruye y dispones de la misma cantidad de tiempo cada semana.

La «gestión del tiempo» es una falsa habilidad que esconde la idea de que si ordenas mejor todo lo que haces te daría tiempo a todo y resolverías todos tus problemas. Pero eso simplemente no es verdad. En una tarde eres capaz de generar ideas y caprichos que podrían tenerte ocupado durante un año. Reordenar tareas no es la clave.

La clave es decidir qué merece y qué no merece tu atención, cuándo y cómo.

Todo lo que acabas de aprender se llama productividad personal, la capacidad de sacarle el máximo partido a cualquier situación usando lo más eficientemente tus recursos. Pero ni el tiempo es tu único recurso ni tú eres un trabajador manual.

Otra razón más por la que deberías dejar claramente atrás la «gestión de tu tiempo».

Hace tiempo un señor llamado Peter Drucker definió lo que hacemos tú y yo como trabajo del conocimiento. Los trabajadores del conocimiento no funcionamos como los operarios de una fábrica. Si en una fábrica de neveras trabajan 8 horas, salen de la fábrica 8 neveras. Si en una fábrica de neveras trabajan 9 horas, salen 9 neveras.

En tu caso y en el mío no. Somos trabajadores del conocimiento. Y eso quiere decir que nuestro oficio son las ideas y nuestra ruina la falta de ellas.

Tú puedes sentarte 8 horas en una silla y no producir nada o generar en una pausa de la comida tu mejor línea de negocio completa.

Pero eso no es suerte, es habilidad. La habilidad de diferenciar lo urgente de lo importante, trabajar siempre con objetivos, ser un crack de generar planes y estrategias, saber construir tus propias herramientas y, por supuesto, saber ejecutar fielmente y aunque llueva las tareas que necesitas.

Para todo esto hay reglas, principios, consejos y herramientas y no son ningún secreto, pero hay que salir a por ellas.

En un artículo evidentemente no puede explicarse todo y, eres más que bienvenido en Técnicas de Organización si te interesa aprender a ser más productivo, pero quiero que hoy te quedes con una idea principal de todo esto: nunca nunca nunca cargues tanto tu agenda que no tengas tiempo para pensar.

Si hay algo que va a determinar el éxito o fracaso de tu negocio es lo que decidas hacer y el cómo. Las horas en la silla de por sí, no te garantizan nada. Si vas inmediatamente de una tarea a otra sin pensar, jamás tendrás un momento para pensar en estrategia. Y sin estrategia, estás frito.

Ten en cuenta que las guerras las ganan generales desde el campo de batalla. Con ruido por todos lados, explosiones, fuegos, mil distracciones y aun así se paran, piden calma y piensan en la estrategia. En cuanto un general saca la espada y se pone a luchar como uno más se acabó toda capacidad de reacción y de maniobra. Es un todo o nada a la desesperada.

Por eso, cuando el próximo jueves te entren ganas de avanzar en un cliente pesado y urgente y dejar las mejoras de tu negocio para después, recuerda: vaya como vaya la batalla, siempre es mejor tener alguien coordinándolo todo en la retaguardia.

Espero que estas ideas te hagan la vida un poco más fácil.

Solo dos cosas más: ¡mil gracias a Laura por la oportunidad de la visita! y, si tienes dudas, aprovecha para acribillarme en los comentarios. No hay mejor aprendizaje ni más útil que el preguntar sobre tu caso concreto. Así que, mientras sean de productividad u organización, aprovecha hoy para preguntar cualquier duda.