Hace ya tiempo que decidí eliminar el móvil de mi web (y seguramente también lo quitaré de mis próximas tarjetas de visita) y ha sido una de los cambios más significativos de mi negocio.
Cuando hace unos años me lancé a ofrecer mis servicios de diseño freelance en mi propia web tenía mi móvil por todos lados (también en linkedin y otras redes sociales) para que cualquier persona interesada en mis servicios me pudiera llamar.
Además se trataba de un único móvil que utilizaba tanto a nivel personal como profesional así que si me llamaba un teléfono desconocido no podía distinguir si se trataba de un posible cliente, una llamada comercial, un amigo o un mensajero de MRW.
Error.
La creencia popular dice que como eres Freelance entonces debes estar disponible constantemente ¿no?
Yo he recibido llamadas (¡y whattsapps!) en cualquier momento, cualquier día de la semana a cualquier hora (sábados por la tarde inclusive, vacaciones y algún que otro festivo) y es que mi web es un escaparate 24h 365días al año y si tenía el móvil público daba la impresión de tener disponibilidad total.
También me comunicaba con mis clientes por teléfono (como se ha hecho toda la vida) pero me llamaban con urgencias a deshoras en muchas ocasiones y se ponían nerviosos si no contestaba – y ya sabes que muchas veces los clientes confunden lo que es urgente y lo que no – así que para mi era muy difícil no coger el teléfono y necesitaba atender al cliente aunque me pillaran en un mal momento para que sintieran que estaba pendiente de sus necesidades.
Por estas razones y las que te voy a contar a continuación prefiero comunicarme por email y/o skype (o gotomeeting, hangout, slack…) y dejar el teléfono para otros asuntos.
A muchos clientes les gusta tirar de teléfono para todo porque es inmediato y, por tanto, más cómodo para ellos aunque para la otra parte no lo sea.
Pero que para tu cliente sea una buena opción no implica que tengas que utilizar este medio de comunicación porque se haya hecho así toda la vida (igual que a muchos les gusta tener reuniones presenciales eternas para todo y que muchas veces no son más que una pérdida de tiempo y dinero en desplazamientos. Pero es tema para otra semana…).
Creo que hay que renovarse en todos los sentidos para tener un negocio que controles tú y se adapte a tu estilo de vida y no al revés.
Estos son para mi los inconvenientes principales de trabajar con el teléfono como medio de comunicación en tu negocio Freelance:
1. Falta de libertad
Aunque pongas bien grande en tu web el horario de atención telefónica, muchas veces te conviertes en esclavo de las llamadas porque tienes que atender el teléfono inmediatamente (no sea que te llame un cliente con algo urgente o que alguien necesite un presupuesto), sobre todo si no puedes apagar el móvil fuera del horario porque también es tu teléfono personal por ejemplo.
Nunca terminas de desconectar de tu trabajo con lo que al final coartas tu libertad.
2. No te permite tener un filtro
Si te llama alguien interesado en tus servicios tienes que averiguar durante la llamada si quien te llama es un posible cliente idóneo para lo que ofreces en tu negocio o la llamada va a ser una pérdida de tiempo porque el cliente no tiene presupuesto o sólo quiere un precio rápido por teléfono por ejemplo.
Así que no tienes un filtro previo y puedes perder mucho tiempo con llamadas que no van a llevar a ningún lado.
Por eso prefiero el email porque puedes crear formularios para hacer una cualificación previa antes de pasar a una primera conversación, reunión o sesión de ventas.
3. No puedes establecer prioridades
Cuando te llaman sin previo aviso, muchas veces no puedes saber si la llamada es urgente o no con lo que no puedes seleccionar cuáles atiendes (y dejas lo que estás haciendo) y cuáles pueden esperar.
Lo que me lleva al siguiente punto.
4. Interrupciones constantes
El teléfono puede sonar en cualquier momento así que si estás haciendo algo importante tendrás que parar y después de la llamada probablemente hayan surgido nuevas tareas y lo que estabas haciendo se queda a medias.
No sé tú pero yo odio las interrupciones y más cuando he conseguido meterme de lleno en una tarea.
Y también creo que los clientes apreciarán que si estás concentrado en su trabajo no pierdes el tiempo atendiendo otras cuestiones, sobre todo si te dedicas al diseño web o programación que requieren una atención plena para no cometer errores.
5. Menos productivo
Si tienes que saltar de una tarea, a una llamada, después ponerte con las nuevas tareas que han originado la llamada, después te llama otra persona… y así todo el día, al final estás a todo y a nada con lo que tu productividad decae y tardas mucho más en cumplir tus objetivos.
6. Falta de profesionalidad
Si tu móvil es de dominio público y también se lo das a tus clientes entonces, si no pones bien los límites, estás aparentando disponibilidad completa.
Si estás demasiado ocupado (que es lo habitual), no estás disponible y no sueles contestar las llamadas entonces quien te llame para pedir presupuesto o por algo relacionado con un proyecto y no reciba respuesta puede que se ponga nervioso o impaciente y, en el caso de alguien interesado en tu trabajo, pase al siguiente freelance de la lista.
7. No te permite automatizar respuestas
Enlazado con el punto anterior, con el teléfono no puedes automatizar ciertos procesos o respuestas, como por ejemplo cuando lo que necesita un posible cliente no se ajusta a lo que tu ofreces o cuando estás de vacaciones.
Tendrás que tener la conversación y dar los motivos y la respuesta en vivo pero si esta comunicación la estableces por email puedes tener plantillas ya creadas para contestar rápidamente en medio minuto (o con autorespuesta) y pasar a otra cosa.
8. No tienes tú el control
Si dependes continuamente de las situaciones externas al final te pasas el día apagando fuegos y pierdes el control y el foco sobre lo importante. Creo que hay que pasar de ser reactivos a ser proactivos para que nosotros llevemos la situación y tengamos control sobre nuestro negocio y clientes y no al revés.
9. No puedes preparar la conversación
Si te llama un cliente o posible cliente porque necesita un presupuesto o aclarar alguna duda te puede pillar en un momento sin respuestas y acabas teniendo una reunión por teléfono improvisada.
Mejor establecer una fecha y una hora para poder mantener una reunión sin presión (y que tú hayas podido preparar y guionizar con los puntos importantes) para que no quede nada en el aire.
10. No queda registrado
Te llama un cliente y te pide cambios del diseño enviado, ampliación de presupuesto o te explica algo importante y te pilla fuera de juego. O quizás te llama alguien con quien hablaste en el pasado y no lo recuerdas a él o lo que comentasteis y quedas fatal (yo tengo una memoria de pena).
Lo que hables con un cliente o posible cliente no queda registrado y puede convertirse en «el teléfono escacharrado».
Mejor las cosas por escrito para que no haya malentendidos porque yo al menos tengo muy mala memoria.
Si aun así no te queda otra, justo después de la llamada redacta un email con todo lo importante que se ha hablado durante la llamada y confírmalo por la otra parte, así tendrás un registro que consultar en cualquier momento.
11. Llamadas inoportunas
Si publicas tu teléfono abiertamente te arriesgas a recibir llamadas comerciales sin previo aviso o de personas que tienen dudas y esperan una asesoría telefónica inmediata, y como no vas a saber previamente si es un posible cliente o una llamada comercial al final acabas atendiéndola (aunque sea para rechazarla) y por tanto perdiendo tu valioso tiempo.
También puede darse el caso de que seas freelance a tiempo parcial y que tengas un trabajo por cuenta ajena así que quizás no quieras/puedas contestar una llamada de un cliente tuyo en tu jornada laboral.
12. Gasto
No hace falta decir que aunque tengas tarifa plana y el mejor precio del mercado, el teléfono es un gasto y más cuando tienes conversaciones telefónicas con clientes que hablan mucho.
La solución
Utilizar el email y programar citas y/o reuniones por skype para las conversaciones que requieran estar cara a cara o que por escrito sean más complicadas de llevar a cabo. De esta forma podrás:
- Tener libertad para responder cuando lo consideres y poder preparar bien la respuesta
- Filtrar y establecer prioridades
- Automatizar respuestas
- Reservar un espacio de tiempo en tu agenda para una conversación o reunión importante
- Centrarte en tus tareas y objetivos y no tener distracciones ni interrupciones
- Evitar llamadas comerciales o inoportunas
- Tener un registro e historial de las conversaciones
- Preparar las reuniones y/o sesiones de venta previamente
Y esta es mi actual manera de trabajar aunque no siempre es posible y en algunas ocasiones (con proveedores por ejemplo) tengo que usar el teléfono pero me ayuda a tener un sistema, estar más enfocada en lo importante y menos estresada en mi día a día.
Tanto si consideras que es un buen método y mis razones te han convencido como si eres de los que usará el teléfono en su trabajo de por vida porque lo prefiere así, me encantará conocer tus comentarios y argumentos a favor o en contra y charlamos 🙂